第一章 总则

第一条 为了加强和规范国际教育学院、国际合作与交流处、港澳台合作与交流办公室档案建设工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案的规范化管理，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信息作用，使之更好地为各项工作提供有效服务，根据《金陵科技学院档案管理办法》（金院字〔2018〕211号）文件，结合本院、处、室实际，特制定本办法。

第二条 凡当年工作活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属归档范围。

第三条 部门归档工作在部门分工负责人的领导下由综合办公室组织进行，并配备一名兼职档案工作人员。

第二章 文件材料的形成和归档

第四条 部门实行文件材料形成科室和项目组立卷制度。文件形成科室和项目组的立卷人应保证归档的文件材料必须是最终稿、原件，并遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对归档文件按年度、成文时间先后进行分类整理后，交部门兼职档案工作人员。对其中有归档价值的材料需进行整理立卷，并经部门档案负责人审核后采取校、院两级存档，对部门自存的档案材料，建立二级档案目录，应加强管理，并做好利用工作。

第五条 归档范围主要包括：

(一)党群类：主要包括部门党总支、分工会、团总支等组织的各种文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与部门关于党群管理的文件材料等。

(二)行政类：主要包括部门行政工作的各种文件、会议记录及纪要；各行政科室的工作计划、总结；上级机关与部门关于行政管理的文件材料等。

(三)学生类：主要包括每届院学生会、团总支学生名单；学生活动视频、照片等材料（如朋辈引航优秀毕业生活动照片、出国学生毕业照等）；学生每学期及每年综合素质测评材料；学生获得校级及校级以上奖励材料（校级先进集体、先进个人、优秀学生奖学金等获奖材料；国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、省级以上“三好学生”、“优秀学生干部”等荣誉称号获奖材料等）；学生创新创业项目申报等材料；毕业生名单及就业单位等毕业生及校友信息。

(四)项目管理及教学类：主要包括教学日常管理、学籍管理等过程中形成的文件材料；中外合作办学项目申报、审批、评估及质量监督管理中产生的年度报告等材料；中外合作办学项目建设材料（如：引进外方教师资质、引进外方课程建设、项目平台建设成果申报、建设等材料）。

(五)科研类：主要包括科研管理和科研实践等活动中形成的文件材料。

(六)基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料等。

(七)仪器设备类：主要包括仪器设备工作管理和各种仪器设备购置、验收、使用、维修及改造工作中形成的文件材料等。

(八)外事类：主要包括外事记录、外事专办员登记备案表、外教聘用合同，校领导及教师因公出国（境）团组材料（如：请示及批件、因公临时出国人员备案表、出访任务预报表、个人申请材料、因公出国（境）任务及经费审批意见表、因公临时出国（境）公示表、出访总结报告、团组信息及项目成果跟踪反馈表等）；学校聘请的境外专家及其在教学、科研等活动中形成的材料；校际交流合作项目材料（如：学生赴国（境）外交流学习的请示、学生名单、申请表、成绩单等）；交流访问大学的互赠礼品。

(九)财会类：主要包括部门财务工作管理中形成的文件材料等。

第六条 归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、实物等各种载体形式，纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。部门兼职档案员应根据部门归档范围整理出部门档案目录，并根据部门实际工作对目录进行更新。

第七条 归档工作按科室（项目组）进行。各科室（项目组）必须协同配合综合办公室完成部门档案的立卷归档工作。任何科室和个人不得以任何借口将应归档材料据为己有或拒绝归档。与国（境）外学校或机构签署的重要教育合作协议材料应于协议生效之日起三个月内移交；交流访问大学互赠礼品等实物归档，应于交流访问活动结束后一个月内移交；以学院集体、部门名义获得的奖励如证书、奖章、奖状，应在收到奖励后一个月内移交。其他归档资料，其归档时间和手续按自然年度归档的科室应在次年3月底前归档，按教学年度归档的科室应在当年11月底前归档。档案的移交、接收必须履行相应的手续。

第八条 归档的文件材料应质地优良且保证同一份归档材料纸张大小、颜色等完全相同。打印时纸张应显示材料所有内容，如有显示不全，应调整格式确保信息齐全后打印；如打印纸张带有抬头和页眉页脚横线，应保证打印内容在上下横线内，不应超出横线外；需经有关部门审查盖章、有关人员签字的，均应完成盖章、签字及填写文件日期等签署手续，盖章应清晰，不应模糊或出现印泥涂抹现象；打印字迹要清晰，不应出现字迹脱落的现象；书写字迹要清楚，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件的归档要求按国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

第九条 归档时需提供纸质、电子、照片、录像（音）带、实物等各种载体形式。纸质档案材料原件一般归档两份，其中关于与国外学校教育合作协议材料原件一般归档三份，移交纸质材料的同时需移交电子材料；电子档案脱机保存两套，一套封存保管，一套供查阅使用；纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。

第三章 档案的保管、借阅及利用

第十条 档案室是部门存放管理档案的专门区域。部门兼职档案员应当对档案进行统一的整理、分类，编制目录。案卷入库时应检查帐、物是否相符，以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

第十一条 应建立档案室库房管理和检查制度，对所存档案和资料的保管情况定期巡查、检查，及时消除安全隐患。

第十二条 对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第十三条 对保管期限已满的档案，部门应组成鉴定小组进行鉴定，对保管期限已满、失去保存价值的档案，提出处理意见，并登记造册报部门档案工作负责人批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十四条 部门应建立统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁等各种数据。

第十五条 档案利用一般只在档案室进行，如确需借出，应说明理由，经部门档案工作负责人同意并办理借阅手续，方可借出，借出时间一般不得超过一周，到期仍需继续使用时，要办理续借手续。借出期间，借阅人员应遵守以下规定：

（一）借阅和归还档案时，应严格履行签字登记手续，部门档案负责人与借阅者双方在收发时应仔细清点检查，核对无误后，方可登记或注销。

(二)查阅借用档案的人员必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得涂改、勾划、剪裁、拆散、抽页、调换；不得擅自摘录、复制、拍照；不得转借他人；不得向无关人员透露档案内容。

第十六条 涉密档案的利用，须严格按照《金陵科技学院档案保密规定》的相关要求执行，涉密档案一律不外借。